Cette semaine, beaucoup d’entreprises passent au télétravail. Pour ceux qui n’y sont pas déjà habitués, cela représente un défi. Le sujet nous touche chez Talent sur Mesure parce que nous vivons cette distance au quotidien et que nous avons peu à peu développé quelques habitudes pour fluidifier notre travail.
Nous vous partageons ici quelques éléments pratiques, fruits de nos recherches et expériences pour rendre les réunions plus efficaces, même à distance, garder le lien et assurer une continuité d’activité. Autant transformer ce défi en opportunité !

A distance, l’organisation d’une réunion demande d’autant plus de préparation et d’attention aux détails
Préparation
C’est la clé du succès !
Clarté
Plus que jamais, il faut être très clair sur les objectifs de la réunion. L’ordre du jour doit être précis, et les informations clés communiquées en amont. Il convient de rester “POP” (Purpose, Outcome, Process) : donc de bien définir le but, le résultat, et le déroulement de notre réunion.
Chez Amazon, les premières minutes des réunions sont consacrées à la lecture des informations nécessaires à la prise de décision. Ainsi, tous les participants ont le même niveau d’information. D’autres organisations demandent d’avoir pris connaissance de ces éléments à l’avance.
De plus, la visio-conférence est un exercice vite fatigant, c’est aussi une raison pour en cadrer avec soin déroulement, durée et contenu.
Casting  
La liste des participants doit être établie en fonction des objectifs de la réunion, et chacun doit avoir une bonne raison d’être là. Comme le rappelle le livre La 25ème heure (G. Declair, B. Dinh et J. Dumont), il est bon de se demander qui doit absolument participer à une réunion, et qui pourra se contenter d’un compte-rendu de qualité.
Le type de réunion est bien sûr à prendre en compte pour se poser cette question. Certaines seront plutôt des réunions de team building et de partage d’info, facilement ouvertes ; d’autres auront pour but la prise de décisions, ce qui est plus aisé avec un nombre restreint de personnes.
Outils 
Il faudra mettre en place le bon outil de visio-conférence, testé, et prendre le temps d’avoir tout le monde à bord. La visio préserve la communication non-verbale, donc permet aux participants d’être plus impliqués que lors d’un appel vocal. Elle permet aussi le partage de documents et leur enrichissement en direct.
Voici une liste d’outils fort utile !
Animation
Il est bon d’avoir un animateur désigné, garant de la dynamique de la réunion : il aura à cœur d’impliquer chaque participant, de faire respecter timing et ordre du jour, de faire valider chaque étape. Il veillera aussi à entretenir l’énergie du groupe, et à ce que les différentes personnalités (introvertis, extravertis…) se sentent bien. Il peut même leur proposer de se présenter en précisant le style de communication dans lequel ils sont le plus à l’aise.
Timing 
Il est crucial de respecter les horaires, il appartient à chacun d’anticiper les éventuels soucis techniques afin d’être « présent » et en ligne dès l’heure prévue de début de réunion. Pour renforcer la cohésion d’équipe il est précieux de proposer un temps d’échanges informels en introduction.
Chez Google, les réunions à distance sont monnaie courante, comme nous raconte Brice : “Elles durent 30 minutes chrono. C’est d’une rigueur implacable ! Au début, on prend 5 minutes pour se saluer et se donner des nouvelles, 15 minutes pour travailler sur les sujets à l’ordre du jour, puis 10 minutes pour décider des conclusions et actions à mener.” Autre élément de structuration : depuis la Californie où il réside, les réunions sont concentrées le matin pour permettre le travail avec d’autres continents, l’après-midi étant consacré à leur préparation et aux actions qui en découlent.
Fluidité  
Détail simple, habitude à prendre, de manière à guider correctement l’auditoire, chaque orateur doit penser à annoncer à l’oral les pages ou slides du document partagé auquel il se réfère le cas échéant.
Synthèse  
L’idéal, c’est de désigner au préalable 2 scribes et d’avoir un outil de prise de notes collaborative, pour noter les points clés, décisions, actions à mener. Et de faire tourner cette responsabilité.
La synthèse sera validée en fin de réunion par tous les participants, puis diffusée rapidement pour action. Si votre outil de réunion ne contient pas d’espace de prise de notes, http://pad.riseup.net peut vous aider.
Feedback  
En fin de réunion, il est précieux de prévoir un rapide temps d’échanges pour vérifier si la réunion a répondu aux attentes, ou comment améliorer le process.

Du vécu : les réunions à distance chez Talent sur Mesure

Talent sur Mesure, c’est une équipe de 8 personnes où chacun travaille en autonomie et à distance. Très vite, la nécessité d’un lien s’est fait sentir, pour partager une vision, profiter de regards croisés, établir des synergies entre nos métiers et missions, et rompre l’isolement relatif de chacun. Notre solution : une réunion en visio-conférence d’une trentaine de minutes chaque lundi matin qui est devenue un véritable rituel de lancement de semaine.
Le mode d’emploi : l’ordre du jour a été transmis à l’avance, il contient des objectifs précis pour la réunion et les nouvelles principales de la semaine passée, l’avancée de chaque mission de recrutement ou accompagnement en cours, et des sujets de fond. Nous nous octroyons un court temps d’échanges informels au début de la réunion et aimons faire un tour de table avec le partage des joies ou frustrations de la semaine puis nous concentrons nos discussions sur 1 ou 2 questions précises. Nous nous efforçons de ne pas répéter les informations transmises dans le compte-rendu de la semaine – lorsqu’on revient dessus, il s’agit davantage de les commenter pour en tirer des conclusions ou améliorer notre fonctionnement d’équipe.
Clairement, ce rendez-vous renforce la cohésion de l’équipe et favorise le travail transverse là où il était en silo il y a encore peu de temps. C’est un rendez-vous que nous affectionnons, qui permet de partager notre ressenti, de démarrer la semaine sur de bonnes bases communes et d’avoir une vigilance collective sur les sujets en cours. Comme le dit l’une des participantes : “Cette réunion, c’est le ciment de l’esprit d’équipe, indispensable lieu de communication, d’échange d’idées, de soutien mutuel.”

Et vous, quels sont vos bons tuyaux ?