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Offre d'emploi :

Bras droit administration et coordination 16h par semaine (H/F)

Ref: 1910OMRAF-TsM
Bras droit administration et coordination 16h par semaine

Client

Situé au Chesnay, ce cabinet médico-chirurgical d’une quinzaine de personnes connait une croissance rapide dans une ambiance professionnelle et chaleureuse. Pour accompagner au mieux cette croissance, nous recherchons un bras droit à temps partiel qui pourra relayer et décharger la gérante dans des missions très diverses allant de la gestion administrative et financière du cabinet à son organisation RH, en passant par la communication et les services généraux.

Poste

De manière autonome et en lien étroit avec la gérante et tout le reste de l’équipe, vous prenez en charge la gestion administrative du cabinet et participez à la bonne coordination du travail des équipes. Plus concrètement vos missions comprennent à ce stade les éléments suivants, potentiellement amenés à évoluer en partie selon la croissance du cabinet :
Gestion administrative et financière en liaison avec l’expert comptable.
· Interface fournisseurs : Négociation, commandes et suivi des commandes et des factures des fournisseurs
· Gestion administrative : suivi des déclarations aux impôts, Urssaf…
· Analyse et mise en application des nouvelles réglementations (protection des données personnelles…)
· Suivi de la comptabilité du cabinet, gestion du budget
· Suivi des recettes et transmission au comptable
· Suivi et recouvrement des impayés
Ressources humaines
· Gestion et organisation des plannings des 3 chirurgiens associés et 5 remplaçants : réalisation des contrats de remplacement, formalités administratives en rapport avec la CPAM, le conseil de l’ordre.
· Gestion et organisation des plannings des 5 assistants médicaux et administratifs: plannings horaires hebdomadaires, vacances, répartition des tâches et suivi de leur exécution, déclaration des éléments variables de la paye dans le respect législatif
· Prise en charge des formalités d’accueil et de départ d’un salarié
· Suivi régulier et participation à la motivation et au bien-être des équipes
· Organisation et participation aux entretiens annuels d’évaluation, pilotage et facilitation des recrutements
Services généraux
· Pilotage de la maintenance annuelle en relation avec les partenaires
· Veille et organisation de la maintenance ponctuelle en fonction des pannes et incidents
· Suivi d'éventuels travaux
· Organisation des accès au cabinet : message téléphonique, gestion de Doctolib, élaboration de plaquettes
· Organisation des cocktails ou évènements extérieurs
· Envoi des vœux, emailing

Profil

Fort d’une expérience de gestion d’au moins 5 ans dans une entreprise dans une fonction comparable, vous êtes intéressé par le milieu médical ou même possédez une expérience dans cet environnement. Adaptable et rigoureux voire ferme, vous savez être force de proposition et d’initiative, vous aimez investiguer et trouver des solutions. D’un naturel gai et positif, vous avez une grande aisance relationnelle et des qualités managériales. Autonome, orienté résultat, impliqué, vous savez rendre des comptes de vos actions pour une bonne coordination.

Conditions

CDI basé au Chesnay. 16h par semaine réparties idéalement les lundis, mercredis et vendredis pour être présent en même temps que la gérante (à organiser aussi selon vos propositions). Aménagements possibles pour les vacances scolaires et fermeture 3 semaines à partir de fin juillet. Rémunération selon expérience et grille du cabinet. Volume et répartition horaire potentiellement amenés à évoluer selon vos souhaits et la croissance du cabinet, possibilité aussi dans un second temps, de déléguer une partie de vos attributions à une secrétaire déjà en place.
Pour postuler, merci d’indiquer vos motivations pour ce poste, vos aspirations en termes de rémunération et votre organisation idéale en cliquant sur le bouton postuler.