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Offre d'emploi :

Office Manager - Paris et télétravail (H/F)

Ref: 2138OM-TsM
Office Manager - Paris et télétravail

Client

L'ATEC ITS France (Association pour le développement des Transports, de l'Environnement, et de la Circulation), favorise depuis 1973 les échanges entre les professionnels de la mobilité (entreprises, acteurs publics, recherche et monde académique). Au cœur des réflexions sur des mobilités plus intelligentes et plus vertes, l'association anime un réseau de professionnels, assure un travail de prospective, d'information et de représentation en France et à l'international. Par son action, elle promeut l'utilisation des nouvelles technologies de l'information et de la communication dans les transports, baptisées ITS pour Intelligent Transport Systems and Services. Afin d'accompagner le développement de l'association ainsi que le Délégué Général dans sa récente prise de fonctions, ATEC ITS France cherche aujourd'hui son Office Manager pour rejoindre sa jeune équipe de 4 personnes très impliquées, autonomes et complémentaires.

Poste

En lien étroit avec le Délégué Général que vous épaulez particulièrement, et en veillant à contribuer à la fluidité du travail de toute l'équipe, vous prenez en charge les missions suivantes :

• Vous assurez le suivi comptable et veillez à la cohérence de l'ensemble :

o Edition de devis, bons de commandes et factures, préparation de règlements et recouvrement.

o Transmission des documents nécessaires pour les comptes et la clôture à une comptable externalisée qui connaît très bien l'association et sera un réel soutien pour vous (notes de frais, factures, éléments variables pour la paie…).

o Règlement des salaires et paiement des notes de frais.

o Vérification des imputations analytiques, suivi des budgets et de la trésorerie.

• Vous prenez en charge l'Office Management et assistez le Délégué Général dans ses tâches :

o Gestion de l'agenda du DG quand nécessaire, préparation et contrôle de documents nécessaires à sa mission…

o Organisation de réunions, comités et conseils (dates, invitations, préparation de documents…).

o Gestion du courrier (réception, traitement, répartition, rédaction et envoi).

o Gestion des locaux et de leur convivialité (gestion des fournitures, suivi des prestataires - entreprise d'entretien…).

• Vous prenez en charge l'organisation administrative et juridique de l'association et veillez à proposer et mettre en place des améliorations si nécessaire et approprié :

o Appui à l'organisation des réunions de bureau, CA et AG (16 réunions/an) : envoi des ordres du jour et des invitations/demande de devis pour des salles et restauration.

o Appui à l'organisation du congrès annuel en janvier (2 jours) : présence sur place, appui logistique, envoi d'invitations ; validation des commandes.

o Archivage et suivi des contrats, négociation lors des renouvellements, recherche d'économies.

o Vérification et application des obligations légales et inventaire des archives obligatoires et non obligatoires : encombrants à prévoir.

o Suivi & amélioration des processus administratifs & RH.

Vous participez plus largement aux différents projets de l'équipe (amélioration du site internet, mise en place d'un CRM…).



Profil

Votre formation supérieure et votre expérience peuvent être très variées, vous aimez faciliter, organiser, et vous avez du goût pour les chiffres et le suivi budgétaire. Rigoureux, autonome, à l'écoute, vous savez gérer les priorités et tenir les délais, votre ponctualité trouvera bien sa place dans une équipe où l'on valorise le temps de chacun. On peut compter sur votre réactivité et votre fiabilité, vous savez alerter en cas de difficulté et être force de proposition pour trouver des solutions ou améliorer des processus. A l'aise dans une petite équipe, vous vous adaptez facilement et avez le sens du relationnel et de la diplomatie.

Vous maîtrisez la langue française, orale et écrite ainsi que les logiciels de bureautique. Une expérience d'un logiciel de comptabilité serait fortement appréciée (facturation, suivi budgétaire).



Conditions

Poste en CDI à pourvoir dès que l'association aura trouvé sa perle. Basé à Paris XIVème. 35h par semaine avec 2 jours en télétravail et la possibilité d'envisager un peu plus de vacances si vous le souhaitez (temps partiel annualisé). De rares déplacements (Congrès National). Rémunération selon expérience dans une fourchette de 28-30K€ bruts annuels pour un temps plein, avec une potentielle prime de 10% en fonction des résultats du Congrès. Tickets restaurants (8€ - via une carte dématérialisée)

Pour postuler, merci de transmettre vos CV, motivations, disponibilités et aspirations en termes de rémunération via le bouton suivant :