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Offre d'emploi :

Office Manager – association leadership intégral - Temps partiel - Neuilly (H/F)

Ref: 2142AARA-TsM
Office Manager – association leadership intégral - Temps partiel - Neuilly

Client

Le TMLI (Thomas More Leadership Institute) est une association qui propose à chacun un compagnonnage permettant la découverte et le déploiement de son leadership intégral, au service du bien commun. Placé sous le patronage de Saint Thomas More, le TMLI s'appuie sur l'anthropologie chrétienne et sur l'enseignement de l'Eglise, pour proposer des cycles de formation, des séminaires, voyages et collégialités, qui permettent aux participants de découvrir en eux-mêmes les fondements d'une vie inspirée, cohérente et engagée. Fondée en 2010, l'association est en phase de croissance et se dote d'une nouvelle organisation pour soutenir ce déploiement tant géographique que dans ses offres ou dans ses partenariats. Elle recherche aujourd'hui une personne qui se chargera au quotidien de faciliter les rencontres dans les meilleures conditions possibles (accueil des participants, bénévoles et salariés, services généraux et logistique des événements).

Poste

De manière très autonome, vous travaillez en bonne complémentarité avec la personne Responsable des projets sous la responsabilité d'un Directeur de Opérations, lui-même à temps partiel, et en appui d'une Présidente très engagée mais peu disponible. Pour ce poste dont les contours sont nouveaux, vous serez amené à prendre en charge les tâches suivantes, et le cas échéant à faire évoluer les choses progressivement avec la structure :

- Accueil et information des auditeurs : accueil téléphonique, écrit, physique (idéalement quelques petits déjeuners et soirées, en veillant à une répartition saine et respectueuse des tâches et horaires d'accueil au sein de l'équipe), renseignements sur les différentes formules d'accompagnement, enregistrement d'inscriptions, envoi de mailings et soutien à leur réalisation par la Responsable des projets…

- Organisation logistique d'événements en France et éventuellement à l'étranger : gestion d'agenda, appui à la réalisation, ciblage de destinataires et diffusion d'invitations, sélection et suivi de prestataires, gestion des inscriptions, préparation des salles en région parisienne et des fournitures nécessaires, collecte des participations financières éventuelles, préparation de documentation, badges... Le TMLI organise 2 réunions d'information par mois (une en présentiel, l'autre à distance), une trentaine de cycles dans l'année, 2 à 3 voyages de 2-3 jours à l'étranger, 2 séminaires au vert (3 jours), une université d'été et 2 événements dans Paris… le soutien logistique est donc assez régulier avec quelques pics d'activité.

- Gestion administrative : mise à jour régulière de la base de données du TMLI ; transmission d'éléments à l'interlocuteur comptable free-lance et suivi de l'émission de reçus fiscaux par ses soins, remise de chèques à la banque, suivi administratif des bénévoles et des auditeurs... Préparation et suivi des conseils d'administration et bureaux de l'association (organisation pratique, préparation d'AG, compilation de documents,…).

- Services généraux : gestion des fournitures, prestataires logistiques, contrats, maintenance de l'outil bureautique y compris les outils collaboratifs (Office 365)...

- Gestion de la boutique (vente de publications maison) : stocks, commandes et expéditions, sur place et en ligne.

Profil

Profondément motivé par la finalité de l'association et enthousiaste à l'idée de vous engager dans un projet porteur de sens, vous avez la volonté de progresser dans cette unité de vie promue par le TMLI. Votre formation et votre expérience peuvent être très variées avec une appétence pour les activités opérationnelles. Autonome, débrouillard, polyvalent, vous avez le sens de l'accueil et faites preuve d'un très bon relationnel. Votre sens de l'organisation et de l'anticipation sont reconnus, on peut se reposer sur vous pour les événements. Vous possédez une aisance avec l'outil informatique (Pack Office, Office 365, un CRM). Pragmatique, observateur, force de proposition, vous trouverez vite votre place au sein de cette nouvelle organisation, dans une logique de service.

Conditions

Poste à pourvoir dès que possible. A Neuilly-sur-Seine. CDI temps partiel - entre 3 et 5 jours par semaine, avec la possibilité de prendre plus de vacances. Souplesse possible dans l'organisation de vos semaines.

Rémunération en fonction de votre expérience et des possibilités de l'association. Pour postuler, merci de préciser vos motivations, disponibilité, organisation idéale et aspirations salariales, et d'envoyer votre dossier via le bouton ou le lien suivant :