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Offre d'emploi :

Office Manager / Assistant de direction - Temps partiel - Saint Germain en Laye (H/F)

Ref: 2215EAOM-TsM
Office Manager / Assistant de direction - Temps partiel - Saint Germain en Laye

Client

Fondée en 2014, LAM LHA est une société de conseil internationale, qui travaille à l'amélioration de la sûreté des transports et des pratiques de facilitation des passagers. Avec des bureaux à Washington, Bruxelles et Paris, l'équipe d'experts de LAM LHA s'efforce d'élaborer des solutions de sûreté plus solides et plus efficaces en favorisant une véritable collaboration entre les diverses parties prenantes des gouvernements, des aéroports et des compagnies aériennes, et de l'industrie. LAM LHA puise sa force dans la qualité de ses employés, des personnes qui s'efforcent de faire la différence dans le monde grâce à leur curiosité intellectuelle, leur créativité et leur dynamisme. La société cherche aujourd'hui pour rejoindre son équipe de 9 personnes (dont 3 basées en région parisienne), un(e) Office Manager / Executive Assistant(e) à temps partiel.

Poste

En étroite collaboration avec la fondatrice et CEO, vous l'assistez dans un large éventail de tâches administratives et financières et travaillez en soutien à l'ensemble de l'équipe. Plus concrètement, votre rôle comprend les responsabilités suivantes :

- Assistanat et Office Management :

Vous vous occupez de l'emploi du temps de l'Associée gérante, de ses contacts, de l'organisation de ses déplacements et du suivi de ses courriels.

Vous vous efforcez de créer un environnement de bureau virtuel et physique inclusif, efficace et chaleureux (organiser des réunions d'équipe et des communications régulières, gérer les fournitures et les systèmes informatiques...) et assistez l'Associée dans divers projets transverses.

- Suivi des comptes, facturation et paiements :

Vous tenez un suivi précis et complet de toutes les dépenses pour les transmettre au comptable et assurez la liaison avec la société sœur américaine. Vous gérez la facturation mensuelle et suivez les paiements et le rapprochement bancaire. Vous mettez à jour quotidiennement des feuilles de calcul (projections, suivi des factures, des dépenses et des paiements...) et fournissez des informations pour l'analyse financière.

- Administration :

Vous organisez la documentation de travail de manière méthodique et efficace et documentez tout nouveau processus pour qu'il soit utilisé par l'équipe élargie. Vous apportez votre soutien pour effectuer les démarches administratives françaises (ex : Kbis, mutuelle, etc.).

Profil

Vous avez une expérience significative en tant que Office Manager ou Executive Assistant dans un environnement international. Multiculturel, ouvert d'esprit et positif, vous avez l'expérience du travail avec des équipes internationales et avez prouvé une bonne capacité à travailler dans un contexte interculturel. Vous êtes bilingue en français et en anglais, et vous avez d'excellentes compétences en communication professionnelle écrite et orale dans les deux langues.

Organisé et autonome, vous savez gérer les priorités, êtes capable de suivre plusieurs sujets à la fois et n'avez pas peur de "retrousser vos manches". Agile et flexible, vous avez un bon sens du service. Vous fournissez un travail de haut niveau (précis, soucieux du détail, minutieux). Vous êtes discret dans toutes vos activités et fiable.

Vous maîtrisez la Suite Office.

Vous êtes pragmatique, direct et engagé ; et vous aimerez travailler dans une atmosphère de confiance et d'excellence où vous pourrez grandir avec l'entreprise.

Conditions

Poste en CDI basé à Saint-Germain-en-Laye (78) ; 3 jours par semaine, organisation flexible à convenir avec l'équipe. A pourvoir dès que possible. Salaire en fonction du profil et de l'expérience. Pour postuler, merci de préciser vos motivations, vos prétentions salariales et vos disponibilités, et d'envoyer votre candidature via le bouton suivant :