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Offre d'emploi :

Office Manager / Executive assistant - mi-temps - Saint Germain en Laye (H/F)

Ref: 2245OMB-TsM
Office Manager / Executive assistant - mi-temps - Saint Germain en Laye

Client

Fondée en 2014, LAM LHA est une société de conseil internationale, qui travaille à l'amélioration de la sûreté des transports et des pratiques de facilitation des passagers. Avec des bureaux à Washington, Bruxelles et Paris, l'équipe d'experts de LAM LHA s'efforce d'élaborer des solutions de sûreté plus solides et plus efficaces en favorisant une véritable collaboration entre les diverses parties prenantes des gouvernements, des aéroports et des compagnies aériennes, et de l'industrie. LAM LHA puise sa force dans la qualité de ses employés, des personnes qui s'efforcent de faire la différence dans le monde grâce à leur curiosité intellectuelle, leur créativité et leur dynamisme. Pour renforcer son équipe, la société cherche aujourd'hui un Office Manager / Executive Assistant 4 demi-journées par semaine.

Poste

En étroite collaboration avec la fondatrice et CEO, vous facilitez au quotidien le travail de l'équipe en prenant en charge des tâches administratives et financières.

Vos missions principales sont les suivantes :

- Office Management : vous vous assurez de garantir un cadre de travail favorable et les outils nécessaires pour le bureau de Saint-Germain-en-Laye (achats de proximité ; gestion des contrats prestataires…)

- Gestion comptable quotidienne : vous préparez les factures, suivez les paiements et les différentes échéances, ainsi que le compte bancaire et l'activité. Vous tenez un suivi précis et complet de toutes les dépenses et notes de frais, pour les transmettre au comptable. Vous êtes aussi pour cela ponctuellement en lien avec la société sœur américaine.

- Gestion et administration : vous gérez les éléments variables de la paie congés. En lien avec le cabinet comptable, vous assurez le suivi du paiement des salaires. Vous apportez votre soutien pour effectuer les démarches administratives françaises (ex : Kbis, mutuelle, etc.).

- Executive assistant : vous apportez votre soutien à l'équipe dans l'organisation des voyages et la gestion des agendas.

Profil

Vous avez une expérience réussie en tant qu'Office Manager ou Executive Assistant dans un environnement international. Ouvert, curieux, et positif, vous avez déjà travaillé avec des équipes internationales et avez prouvé une bonne capacité à interagir dans un contexte interculturel. Vous avez d'excellentes compétences en communication professionnelle écrite et orale en français, comme en anglais.

Fiable, discret et proactif, vous avez le sens du service. Organisé, autonome, et efficace, vous savez gérer les priorités et aimez la polyvalence : vous êtes capable de suivre plusieurs sujets à la fois et n'avez pas peur de "retrousser vos manches". Vous fournissez un travail de haut niveau (précis, soucieux du détail, minutieux).

Vous êtes pragmatique, direct et engagé, et serez heureux d'évoluer dans une atmosphère de confiance et d'excellence.

Très à l'aise avec l'informatique, vous maîtrisez la suite Office et aimerez utiliser les outils d'automatisation qui facilitent le travail (Sharepoint, Slack, Quickbooks, Airtable, Docusign…)

Conditions

Poste en CDI ou free-lance, basé à Saint-Germain-en-Laye (78) ; 4 demi-journées par semaine, avec possibilité de télétravail occasionnel. A pourvoir dès que possible. Salaire en fonction du profil et de l'expérience. Pour postuler, merci de préciser vos motivations, vos prétentions salariales, le statut que vous envisagez, et vos disponibilités, puis d'envoyer votre candidature via le bouton suivant :