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Offre d'emploi :

Bras Droit de Dirigeant/gestion administrative et suivi de projets - Paris et télétravail (H/F)

Ref: 2302BDEA-TsM
Bras Droit de Dirigeant/gestion administrative et suivi de projets - Paris et télétravail

Client

Spécialiste de la biodiversité, Vivae se propose de sensibiliser et accompagner les décideurs privés et publics à ces enjeux, tout en mutualisant les bonnes pratiques et en faisant émerger des solutions adaptées à chaque secteur d'activité et à chaque territoire. Résolument placée du côté des solutions, Vivae réunit pour la première fois tous les acteurs : entreprises, investisseurs, pouvoirs publics, société civile et monde académique. Epaulée par un Conseil d'Orientation de grande qualité, Vivae est maintenant au démarrage de son aventure et propose 3 services : la sensibilisation aux enjeux de biodiversité, l'accompagnement stratégique et la production de manuels de recommandations, élaborés à partir de l'intelligence collective d'acteurs d'une même chaîne de valeur ou d'un même territoire. Aujourd'hui, la fondatrice et dirigeante cherche son bras droit pour l'épauler dans cette aventure et la compléter dans la dimension opérationnelle de son quotidien.

Poste

Vous vous placez en soutien de la dirigeante de la société, lui facilitez le quotidien et la complétez dans le suivi des projets. Plus concrètement, vos responsabilités très variées incluent les éléments suivants :

- Administratif & gestion : vous prenez en charge l'émission de factures, la gestion des notes de frais, le recouvrement, la transmission d'éléments (factures, variables de la paie...) à l'expert-comptable…

- Assistanat de direction : en soutien à la fondatrice, vous prenez en charge aussi bien l'organisation de ses déplacements et rendez-vous, que le filtrage de sa boîte mail ou la rédaction de comptes-rendus de rendez-vous auxquels vous assistez régulièrement. Vous tenez à jour la liste des partenaires et autres contacts de Vivae, afin de communiquer facilement avec eux.

- Communication : vous actualisez le site internet (nouveaux partenaires, actualité…) et proposez des publications sur LinkedIn que vous mettez en ligne sur les comptes de la dirigeante et de Vivae. Vous participez à l'élaboration de différents supports de communication ou à l'organisation d'événements le cas échéant.

- Suivi de projets : au courant de toute l'actualité de la société, vous assistez aux réunions de cadrage des projets et élaborez les propositions commerciales selon les recommandations de la dirigeante et en respectant rigoureusement la charte graphique de Vivae, effectuez un suivi des réponses et contrats, et assurez la coordination avec les différents intervenants.

- Selon l'actualité de la société, vous serez amené à participer à des projets transverses comme l'installation dans des locaux parisiens ou le recrutement d'alternants/stagiaires.

Vous êtes ouvert à une évolution du poste, qui suivra la croissance et les besoins de la société et pourra se dessiner en fonction de vos aspirations et forces, ainsi que des compétences complémentaires qui viendront enrichir l'équipe.

Profil

Motivé par la mission de Vivae et la diversité du poste, vous justifiez d'une expérience significative, idéalement en tant qu'assistant de direction de haut niveau, office manager ou chef de cabinet par exemple. Votre formation supérieure (Bac+4/5), peut être assez variée, quoi qu'il en soit votre orthographe et votre rédaction sont impeccables.

Rigoureux et organisé tout en étant agile, vous avez le sens des priorités, de la confidentialité et du service. Vous disposez d'une bonne culture digitale et êtes particulièrement à l'aise avec le maniement du pack Office et avec les réseaux sociaux. A l'écoute des besoins d'une dirigeante qui aime travailler en confiance, ouvrir des portes et initier des projets en déléguant leur suivi à son équipe, vous saurez être force de proposition, alerter et surtout trouver des solutions. Un anglais professionnel serait un plus.

Conditions

CDI à temps plein ou partiel (80-90%), avec la possibilité de télétravailler occasionnellement. La fondatrice réside à Versailles et les locaux seront à priori à Paris (proche St Lazare). Rémunération en fonction de votre expérience et de vos aspirations.

Si vous vous reconnaissez et que le défi vous tente, merci d'envoyer votre cv et de nous faire part de vos motivations en précisant votre disponibilité, vos aspirations en termes d'organisation et vos prétentions salariales via le bouton postuler