Client

Société indépendante, Tiepolo est l'un des leaders du marché de la gestion de portefeuilles à destination de la clientèle des particuliers (gestion privée), avec 1,9 milliard € d'actifs pour plus de 1600 familles basées en France et à l'étranger. L'équipe est constituée de 33 collaborateurs, travaillant ensemble dans un esprit collaboratif, d'écoute et de bienveillance. Ils partagent des valeurs communes : confiance, discrétion, excellence, famille, tradition. Dans le cadre du départ de l'actuelle Assistante de Direction fin 2024, l'entreprise recherche un(e) Assistant(e) de Direction Générale.

Poste

Collaborateur des dirigeants et associés de Tiepolo, vous dépendez et reportez à la Direction Générale. Vous serez en relation avec l'ensemble des services de l'entreprise, et serez l'interface privilégiée des dirigeants ainsi que de leur environnement (clients, relations, partenaires). La confiance et la complicité mutuelles seront indispensables au bon déroulement des tâches quotidiennes.

Vos missions principales seront les suivantes :

- RH & SOCIAL (en lien avec le cabinet juridique et comptable et le Secrétaire Général). Vous gérez les contrats de travail, mutuelle, congés, arrêts maladie, formation. Vous facilitez l'arrivée des nouveaux collaborateurs (salariés et stagiaires) ou la gestion des départs. Vous transmettez les éléments variables de la paie. Vous saisissez les notes de frais des associés. Vous êtes garant du protocole des élections du personnel, assurez le secrétariat des réunions du CSE, rédigez des comptes-rendus, organisez les évaluations annuelles du personnel. Vous gérez les campagnes d'épargne salariale en lien avec le prestataire externe et les salariés.

- JURIDIQUE (interface avec le cabinet juridique et comptable, en appui au Secrétaire Général). Vous êtes garant de la bonne organisation des réunions (comité de surveillance, comité de direction, assemblées générales des 4 entités du groupe), vous rédigez des comptes-rendus, supervisez la tenue des registres d'assemblées. Vous faites le suivi des mouvements de titres avec les avocats et les associés et suivez les registres d'actionnaires en lien avec le cabinet juridique externe.

- GESTION D'AGENDAS. Vous assurez la gestion d'agendas de trois associés, veillez à la préparation des dossiers clients et saisissez les comptes-rendus dans la base de données. Vous articulez judicieusement l'organisation des réunions des agendas Tiepolo (comités, formation commerciale, séminaires, déjeuners d'équipe, déjeuners partenaires, entretiens...). Vous mettez à jour la base de données des contacts et faites le suivi des prospects des associés.

- Vous supervisez la personne en charge des services généraux (liaison avec les prestataires externes).

Profil

Issu d'une formation supérieure, au minimum Bac+2, vous avez une expérience solide d'Assistant(e) de Direction. Vous appréciez l'esprit collaboratif et familial, ainsi que les environnements feutrés, stimulants et exigeants. Diplomate et proactif vous savez faire preuve d'initiative et aimez faire avancer les choses. Organisé, engagé, vous avez le sens du service et de l'excellence et êtes à l'écoute des équipes. Vous savez anticiper, gérer les priorités sans vous démonter face au stress. Vous avez un sens aiguisé de la confidentialité, votre présentation est impeccable, votre expression orale et écrite également, votre orthographe est solide. A l'aise avec l'informatique vous maîtrisez le Pack Office et en particulier Excel.

Conditions

Poste en CDI, temps plein, basé à Paris XVIème (Victor Hugo), environ 11j de RTT. A pourvoir dès que l'équipe aura trouvé sa perle pour garantir un temps de transmission confortable. Rémunération selon profil et expérience, dans une fourchette 42-48K€ fixe, avec en sus variable, intéressement et participation très généreux. Tickets restaurant, chèques vacances, loisirs et cadeaux. Mutuelle Santé et Prévoyance. Si le défi vous tente, merci de transmettre votre CV et une lettre de motivation, et de détailler vos aspirations en termes de rémunération, en cliquant sur le bouton postuler.