Client

Situé au cœur de Paris, le groupe scolaire privé sous contrat Notre-Dame de Sion accueille 1200 élèves de la Maternelle à la Terminale, et propose 150 places d'internat. Sa tutelle est double, diocésaine pour le secondaire, congréganiste pour l'école. Son projet éducatif et pédagogique repose sur l'accompagnement intégral des élèves, avec le soin de les faire grandir en responsabilité, en ouverture et en discernement. L'établissement recrute aujourd'hui un Secrétaire Général.

Poste

Rattaché au chef d'établissement coordinateur, en conformité avec les instructions données par l'organisme de gestion (OGEC) et le Conseil de Direction, vous agissez en véritable bras droit des deux chefs d'établissements. Vous prenez la responsabilité de la gestion administrative, humaine, immobilière et financière de l'institution, ainsi que de la communication.

En premier lieu, vous animez l'équipe administrative composée actuellement de 8 personnes (comptabilité-facturation, service technique et équipe d'accueil). Pour faire face aux défis de gestion d'un établissement de cette taille et insuffler une nouvelle dynamique, vous aurez certainement à repenser l'organisation des services sous votre responsabilité hiérarchique et fonctionnelle, à mettre en place un management dans le dialogue et à établir de solides relais de votre travail.

En vous appuyant sur l'équipe et sur les supports externes nécessaires (UROGEC – Union Régionale des OGEC ; conseil externe si besoin), et avec le soutien de l'OGEC, vous pilotez les missions suivantes :

- Gestion administrative et financière : Vous supervisez les relations et la facturation aux familles gérées en interne, ainsi que la comptabilité jusqu'au bilan, assurée par une comptable détachée 2 jours par semaine du cabinet d'expertise-comptable. Vous suivez et contrôlez les comptes bancaires, opérations financières, prêts, placements et trésorerie. Vous montez les plans de financement en cas d'investissements, ainsi que les dossiers de subventions, et en assurez le suivi.

En charge de la gestion du budget de l'établissement, vous mettez en place des indicateurs et tableaux de bord ; vous élaborez et proposez un budget prévisionnel dont vous assurez le suivi et l'analyse, en proposant le cas échéant des actions correctrices.

Vous assurez l'interface avec l'expert-comptable, le commissaire aux comptes, les organismes Urssaf, mutuelle, prévoyance, l'administration fiscale, les banques et l'OGEC.

- Gestion des Ressources Humaines des salariés OGEC (75 au total, soit 45 équivalents temps plein). Vous accompagnez ces salariés dans leur quotidien et dans leur évolution. Vous êtes leur interlocuteur privilégié pour les questions régulières et établissez l'ensemble des documents liés à la gestion administrative du personnel : élaboration des contrats, plannings, plan de formation, gestion des absences… Vous suivez la législation sociale et les accords de branche et assurez le suivi des instances représentatives du personnel. Vous supervisez la paie (externalisée). Vous établissez les fiches de postes, préparez la répartition des entretiens professionnels et en assurez certains. Vous mettez en place une politique de rémunération et de formation plus cohérente.

- Communication interne et externe : Vous participez à la politique et aux chantiers du service communication (plan de communication, refonte du site…).

- Gestion des services généraux, de l'informatique, de la sécurité et des bâtiments : Vous pilotez la mise en place des appels d'offres puis négociez et contrôlez la bonne exécution des contrats établis avec les prestataires de services (restauration, entretien, énergie, assurances, sécurité…).

Vous êtes responsable de l'entretien, de la maintenance et de l'adaptation des bâtiments à la législation en vigueur et du respect des règles de sécurité (contrôle d'accès, sécurité incendie, PSH, PPMS…). Pour ce faire, vous élaborez avec l'équipe technique un planning de maintenance et de travaux à moyen terme, dont vous assurez la supervision. Vous mettez en place un plan d'investissement pluriannuel avec un plan de financement (travaux lourds) et en assurez les suivis.

Vous supervisez la location régulière de certains locaux de l'établissement.

Vous veillez à la gestion informatique (sécurité des données, matériel et logiciels, formation).

- Support au conseil d'administration de l'OGEC : Vous élaborez les synthèses demandées par le conseil, êtes l'interlocuteur privilégié du trésorier de l'OGEC, préparez les réunions du conseil et l'assemblée générale, dont vous rédigez les PV et préparez les formalités obligatoires.

Plus largement, vous agissez dans un esprit d'entraide, de pragmatisme et une forte orientation solutions au sein d'un groupe scolaire dans lequel les besoins, statuts, profils et compétences sont très variés !

Vous assurez un rôle de conseil et d'alerte auprès des chefs d'établissement qui peuvent s'appuyer sur vous dans leur pilotage quotidien des établissements et dans leurs prises de décisions.

Profil

Issu d'une formation minimum Bac +4/5, vous justifiez d'une première expérience significative sur des fonctions similaires de suivi administratif et financier, avec une dimension Ressources Humaines. Garant de l'application de la législation comptable, financière et fiscale propre à un établissement scolaire sous contrat, vous disposez d'une bonne connaissance des procédures comptables, financières et sociales. Une expérience dans un établissement scolaire privé serait un vrai plus.

Vous faites preuve d'initiative et d'autonomie dans la réalisation de vos missions pour lesquelles le pragmatisme et la polyvalence seront vos meilleurs atouts.

Rigoureux, vous agissez avez intégrité et professionnalisme, dans le respect de la confidentialité et de la sécurité des documents et informations traités.

Vous savez gérer les priorités et respecter les délais. Votre communication est fluide et adaptée aux personnes et aux objectifs visés, vous aurez une bonne faculté à tenir informés les chefs d'établissement comme les membres de l'OGEC.

A l'écoute, vous savez faire preuve de détermination, de diplomatie et de tact pour piloter des projets avec des partenaires multiples et mobiliser les équipes dont vous avez la responsabilité. Vous agissez avec discernement et avec une autorité bienveillante, pour motiver, accompagner et promouvoir les personnes et les projets de façon éthique et exigeante.

Vous êtes agile avec les outils informatiques et vous adaptez aisément à l'utilisation de nouveaux logiciels.

Conditions

Poste en CDI à pourvoir dès que possible. Temps plein avec une partie des vacances scolaires (1 semaine sur 2 pour les petites vacances sauf pour Noël – 2 semaines – et plus d'un mois l'été entre mi-juillet et fin août).

Pour postuler, merci d'envoyer votre CV et de faire part de vos motivations et aspirations en termes d'organisation et de salaire, en cliquant sur le bouton suivant :