Structure

Notre client, une agence d'architecture basée dans l'Est de Paris rassemble une équipe constituée d'une dizaine de personnes. Dans une ambiance de travail collaborative, elle recherche un office manager afin de soutenir ses équipes.

Poste

Sous la responsabilité directe des deux associés auxquels vous reportez, en véritable support et facilitateur, vous veillez à la bonne gestion de l'agence au quotidien. Vos missions principales sont les suivantes :

- Gestion administrative et comptable : vous planifiez la facturation, assurez le suivi des factures fournisseurs, effectuez les rapprochements bancaires, suivez la trésorerie et transmettez tous les éléments au cabinet comptable. Vous établissez un bilan mensuel pour suivre l'activité du cabinet.

- Gestion des ressources humaines : vous organisez les entretiens de recrutement. Vous prenez en charge le suivi administratif des salariés et des stagiaires, de leur intégration jusqu'à leur départ (mutuelle, pass Navigo, visites médicales …). Vous accueillez les nouveaux arrivants. Vous transmettez chaque mois les éléments variables de paie, congés et notes de frais au cabinet comptable et assurez le suivi des congés.

- Office management : vous êtes en charge de l'accueil téléphonique, de la gestion du courrier (mail et papier), et des agendas. Vous mettez à disposition des collaborateurs un cadre de vie et de travail favorable et les outils nécessaires. Vous assurez la logistique de l'agence au quotidien, et participez concrètement à l'organisation de la vie au bureau. Pour cela, vous prenez notamment en charge les services généraux : gestion des fournitures, informatique, relations avec les prestataires (infogérance, logiciels, nettoyage…). Vous organisez les événements internes.

Ces missions ne sont pas exhaustives et vous pourrez vous former et vous investir progressivement dans les réponses aux appels d'offres et facturation.

Profil

De formation Bac+3 minimum, vous avez une expérience d'au moins 5 ans dans un poste similaire, acquise dans une structure à taille humaine.

Votre rigueur, votre sens de l'organisation et du détail ainsi que votre parfaite maitrise du Pack Office, en particulier Excel, et des logiciels de gestion vous permettront d'assurer un suivi précis des différents dossiers et font de vous un interlocuteur administratif reconnu et fiable.

Vous avez le sens des chiffres et aimez apprendre, vous intéresser aux réalités du cabinet pour accompagner au mieux les équipes.

Polyvalent et proactif, vous êtes force de proposition, anticipez les besoins et suivez leur mise en œuvre. Vous savez faire preuve de souplesse et d'adaptabilité afin de gérer au mieux les priorités.

Doté d'un fort sens du service et de qualités relationnelles reconnues, vous avez le souci du bien-être et de l'efficacité du travail de l'équipe. Impliqué, dynamique, vous serez heureux de vous investir pleinement dans une structure qui prône au quotidien la communication et l'esprit collaboratif.

Un bon niveau d'anglais sera un plus.

Conditions

Poste à pourvoir dès que possible. CDI, 80%, 90% ou temps plein.

Rémunération selon profil et expérience.

Si vous vous reconnaissez et que le défi vous tente, envoyez CV et lettre de motivation en précisant votre disponibilité, vos aspirations en termes d'organisation, ainsi que vos prétentions salariales via le bouton postuler :