Il n’est pas rare que Talent sur Mesure soit sollicité pour trouver le candidat “couteau suisse” avec des compétences en finance, mais aussi en communication ou en juridique, sans oublier un relationnel exceptionnel…

En effet, 15% des placements organisés par l’équipe de Talent sur Mesure au sein des petites et moyennes entreprises concernent des rôles d’Office Manager. On peut aussi l’appeler Bras droit administratif, Secrétaire général, Assistant vie d’équipe…

Pourquoi ? Quelles missions ? Pour qui ?

Dans bien des cas, nous avons été sollicités pour le recrutement d’un Office Manager quand le dirigeant, souvent très multitâche dans une petite entreprise, souhaitait déléguer une partie de ses responsabilités et se recentrer sur le cœur de son métier. Les missions varient d’un poste à l’autre car les besoins diffèrent en fonction de l’activité et de la taille de l’entreprise. Cependant il est possible de dégager 4 pôles de responsabilités qui se cumulent pour former une seule mission :

• Support administratif : accueil, gestion du courrier, support des équipes opérationnelles

• Finance : gestion administrative et comptable, relations avec les investisseurs, qui peut aller jusqu’au pilotage financier pour les secrétaires généraux.

• Communication : interne et externe (plaquettes, newsletter, gestion site internet), événementiel

• RH : intégration des nouveaux collaborateurs, gestion des éléments de variable de paie, gestion des contrats, organisation des formations.

Au-delà des compétences techniques demandées, le profil idéal est celui d’une personne polyvalente et très organisée. Elle apprécie le fait de gérer de nombreux sujets très différents dans une journée, et aime apporter des solutions. Le relationnel et l’esprit d’équipe sont indispensables à son épanouissement ! Notre Talent, Oriane, Office Manager expérimentée, ajoute qu’elle doit aussi avoir une bonne dose de positivité et un intérêt sincère pour le bien-être des gens !

Et la flexibilité ?

Pour recruter un Office Manager, mieux vaut ne pas attendre d’avoir besoin d’une personne à temps plein ! La valeur ajoutée de ce rôle au sein de l’entreprise sera visible rapidement, même sur un poste à 3/5ème, ou prévoyant des horaires aménagés.

Le statut peut également varier, ainsi Oriane travaille en tant que salariée en CDI à 3/5ème pour une entreprise, et en tant que freelance/auto-entrepreneur le reste du temps, pour une autre.
Selon elle, la différence de statut ne change absolument rien quant à son engagement auprès des équipes.
Et chez vous ? Qui est votre Office Manager ?

Spécial confinement :  partage de bonnes pratiques

Oriane fait une visite hebdomadaire sur site afin de relever le courrier, vérifier qu’il n’y a aucune fuite d’eau ou autre mauvaise surprise. Elle a par ailleurs mis en place un planning au niveau des équipes afin de coordonner le retour des collaborateurs tout en respectant les mesures de distanciation, sans oublier l’achat de gel hydro-alcoolique en conséquence et le renforcement des prestations de l’entreprise de nettoyage.
Toutes ces mesures, elle les a partagées avec les collaborateurs afin qu’ils se sentent rassurés et qu’ils puissent reprendre dans les meilleures conditions !